Het secretariaat is in beweging. Waar de managementondersteuner jarenlang vooral werd gezien als uitvoerder van taken, groeit nu een nieuwe rol: die van sparringpartner. Een professional die niet alleen uitvoert, maar meedenkt, verbetert en processen slimmer maakt. Organisaties die dit omarmen, winnen tijd, overzicht en kwaliteit.

Kijk kritisch naar taken

Veel ondersteuners herkennen dit: een stroom van terugkerende taken die dagelijks of wekelijks terugkomen. Dank aan agendabeheer, standaardrapportages of vergaderafspraken. De eerst vraag is: moet ik dit eigenlijk doen?

• Is het een taak die steeds op dezelfde manier wordt uitgevoerd?
• Is het werk dat eigenlijk thuishoort bij een andere afdeling, maar nu bij jou belandt aangezien daar op de andere afdeling geen tijd voor is?

Als je hier “ja” op antwoordt, dan is het tijd om opnieuw te kijken naar de betreffende taak.

Automatiseer waar het kan

Wat zich herhaalt, kan vaak slimmer. Tools zoals Microsoft 365 bieden eindeloze mogelijkheden om repeterend werk te automatiseren: van workflows in Outlook tot het automatisch genereren van overzichten met Power Automate. Het resultaat? Minder tijd kwijt aan standaard werk en meer ruimte om als ondersteuner echt waarde toe te voegen.

Onderzoek of de taak nog wel nodig is

Soms is de eerlijkste conclusie: deze taak voegt eigenlijk geen waarde meer toe. Als het proces niet in gevaar komt, mag je ook stoppen. Het vraagt lef om dat gesprek aan te gaan, maar juist daarin laat je zien dat je verder kijkt dan het uitvoeren van opdrachten.

Verbeter stap voor stap

De nieuwe managementondersteuner werkt met een continu verbeterprincipe. Niet door alles in één keer om te gooien, maar door in kleine stappen te kijken:

1. Welke taken kosten nu te veel tijd?
2. Welke processen lopen stroef?
3. Wat kan beter ingericht, gedelegeerd of geautomatiseerd worden?

Elke stapt levert winst op: tijd, overzicht, rust.

Van uitvoerder naar waardevolle sparringpartner

De essentie is dat de managementondersteuner niet langer alleen taken uitvoert, maar de rol van sparringpartner omarmt. Je blust niet allen brandjes, maar stelt de vragen die er echt toe doen:

• Waarom doen we dit eigenlijk?
• Kan het anders, slimmer, sneller?
• Wat levert het de organisatie op als we dit proces verbeteren?

Door zo te werken, groeit het secretariaat uit tot een onmisbare schakel in de organisatie. Een rol die verder gaat dan ondersteunen: die van adviseur, verbinder en strategische partner.

De toekomst van de managementondersteuner vraagt om lef en nieuwe vaardigheden. Wil jij ontdekken hoe jij of jouw team slimmer kan werken, met meer regie en minder ballast?

Neem contact op. Kijk ook eens hoe ik met mijn programma’s jou en jouw organisatie kan helpen de stap te zetten van uitvoeren naar écht impact maken.